La sala riunioni era inizialmente concepita come luogo statico, destinato ad essere sede di incontri periodici quali la riunione del consiglio di amministrazione oppure dei soci, ma occasionalmente anche per ricevere i clienti.

In base alle scelte estetiche ed alle necessità di immagine dell’azienda, si trattava sostanzialmente di un luogo di dimensioni importanti, con arredi spesso costosi,  ciò nonostante era un ambiente utilizzato poco e male.

Con l’evoluzione delle modalità del lavoro vissute negli ultimi anni, esistono ancora sale riunioni di rappresentanza, ma la necessità di trovare uno spazio per confrontarsi tra colleghi, anche in piccoli gruppi, ha fatto proliferare  locali destinati alle riunioni, con dimensioni e tipologie di arredo tra le più svariate.

I vantaggi di avere un tavolo da riunioni nel tuo ufficio

Il lavoro in team, il momento di confronto per verificare obiettivi e strategie, oppure le riunioni di ”brainstorming” per cercare insieme di focalizzare quelle idee che nascono da suggestioni collettive piuttosto che nella mente di una sola persona, sono situazioni concrete e contesti  attuali tipiche dei luoghi di lavoro. Per metterle in pratica occorre un luogo, che sia una sala riunioni, una zona break e una caffetteria.

In funzione al numero delle persone coinvolte, servono ambienti flessibili oppure di dimensioni adeguate ai gruppi di lavoro: non più una sola stanza con un tavolo molto grande, ma luoghi con tavoli quadrati, tavoli ellittici o tavoli rettangolari, meglio se riconfigurabili per adeguarsi agli scenari ed alle differenti necessità, per mettere le persone coinvolte nelle condizioni di esprimere al meglio le singole opinioni e potenzialità.

Una sala di rappresentanza con arredi lussuosi utilizzata per un piccolo gruppo di persone potrebbe incutere timore reverenziale nei confronti di collaboratori con personalità meno esuberanti. Al contrario, un tavolo riunioni con delimitazioni fisiche visibili quali la presenza di gambe o di piani accostati che possano far percepire la demarcazione palese del proprio spazio vitale, aiuterà notevolmente i soggetti coinvolti ad esprimersi al meglio nella dinamiche di gruppo.

Ultimamente assistiamo al proliferare di tavoli riunioni anche negli uffici operativi o nelle zone limitrofe in quanto è diventata consuetudine avere momenti di confronto tra poche persone che collaborano nello stesso reparto oppure che concorrono ad obiettivi condivisi.  Avere un luogo dedicato, da utilizzare anche per riunioni “lampo” senza disturbare gli altri colleghi è diventata prassi consolidata ed oramai insostituibile.

I tavoli per le sale meeting devono garantire flessibilità per adeguarsi facilmente alle specifiche tipologie di evento. Di conseguenza le soluzioni sono spesso realizzate con ruote bloccabili e meccanismi che ribaltano il piano per consentire di compattarle in una zona di parcheggio oppure di riconfigurarne le dimensioni, creando morfologie adatte al tipo di riunione che si vuole organizzare.

Con tavoli disposti in batteria o in file, si può partecipare ad un corso di formazione oppure ad un incontro con un responsabile che presenta una relazione, un progetto o un consuntivo.

Con i tavoli posizionati a ferro di cavallo oppure in composizione chiusa la riunione avrà un andamento più di confronto e di brainstorming, con partecipanti che vengono messi sullo stesso piano, dunque in condizioni psicologiche ottimali per esprimere le loro potenzialità ed apportare il proprio contributo.

Per assistere ad una video conferenza la posizione a favore di videocamera e di microfono deve essere garantita in maniera che i partecipanti da remoto vedano e sentano in maniera ottimale tutti i partecipanti senza sovrapposizioni, pertanto si rende necessario un tavolo curvo oppure a V.

 

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I diversi tipi di materiali e dimensioni dei tavoli riunione

La scelta dei materiali e delle dimensioni è da valutarsi in base all’importanza del progetto, oltre che al tipo di utilizzo della sala.

Naturalmente in una sala di alta rappresentanza, il tavolo riunioni sarà in vetro o cristallo (trasparente, acidato o retroverniciato) oppure sarà un tavolo in legno con svariate tipologie di impiallacciature a scelta, fino ad arrivare a tavoli realizzati su misura o modificando le dimensioni di serie, per adeguarlo alla capienza necessaria ed alle dimensioni della stanza.

Esistono anche tavolo riunioni di design, dall’impatto decisamente moderno, realizzati in lamiera di acciaio o di alluminio, piani realizzati in Corian, in Avonite oppure in laminato ceramico, con differenti tipologie di finitura a scelta.

Per contro, i tavoli riunione operativi, per sale meeting o per spazi flessibili sono ovviamente preferiti in materiali meno costosi, ma soprattutto adatti ad essere movimentati.  Si ragionerà dunque dal semplice nobilitato, al laminato plastico fino al Forbo, unitamente a strutture metalliche, meccanismi di ribaltamento del piano e profili antiurto inseriti nel perimetro del piano.

Le dimensioni sono suggerite o condizionate della dimensione dei locali, e vengono solitamente valutate con un progetto che tenga conto del livello di importanza della sala, del numero di persone a sedere, dalla tipologia di utilizzo e dagli strumenti tecnologici che avrà in dotazione la sala.

A tale proposito, capita sempre più frequentemente di dotare i tavoli di top access, dopo avere verificato il percorso di salita e transito dei cavi dal pavimento alla parte inferiore del piano.

Il top access è sostanzialmente una scatola da incassare nel piano, dotata di uno sportello apribile che consente di accedere ad un gruppo prese già cablato nei sistemi più evoluti, oppure posizionabile dell’elettricista nel caso dei sistemi più semplici, in modo da connettersi con laptop o telefoni per partecipare attivamente ad una riunione di lavoro.

Laddove l’elettrificazione dei tavoli fissi è ormai una situazione acquisita, solo i produttori più evoluti sono in grado di fornire tavoli flessibili e riconfigurabili dotati anch’essi di top access e cablaggi.

 

 

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Come scegliere il tavolo da riunione giusto per il tuo business

La scelta del tavolo da riunioni perfetto per il business specifico di ogni azienda deve sostanzialmente tenere conto dei seguenti fattori:

  • Dimensione del locale;
  • Capienza massima / capienza ottimale per le specifiche esigenze;
  • Tipologia e modalità degli eventi che si vogliono organizzare in questa sala;
  • Scelta dei materiali in base al gradimento oppure all’esistente;
  • Valutazione del budget necessario in rapporto alle modalità di utilizzo.

La nostra esperienza, la capacità progettuale e la sensibilità nell’interpretare i gusti e le esigenze del cliente, acquisiti in 30 anni di esperienza, ci consentono di riuscire a formulare la proposta corretta per ogni situazione.

Ovviamente, un altro elemento fondamentale è la seduta:

  • prestigiosa e d’impatto,
  • su ruote e girevole oppure fissa,
  • con finiture di pregio oppure in materiali spartani e robusti,
  • sovrapponibile e facile da spostare,

sono solo alcuni dei requisiti da scegliere in sintonia con il tavolo.

Chiamaci per una consulenza senza impegno: insieme potremo valutare nel dettaglio le esigenze, e suggerire la scelta più corretta per il vostro  tipo di business.

 

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